El modulo de ventas nos va a permitir registrar facturas de ventas a nuestros clientes, puede ser usada en modo escritorio o en modo punto de ventas, la primera para facturas con despacho que no son recogidas directamente por el cliente y la segunda para ventas directas. La operacion del punto de ventas contempla el uso de lectores de codigo de barra, pantallas touchscreen, balanzas, gavetas de dinero, impresoras de recibo y pantallas de precios. Las facturas rebajan la existencia del inventario y afectan las cuentas por cobrar si es a credito. Emite comprobantes fiscales y acepta impresoras fiscales, en el modo fiscal genera los libros de venta diaria y mensual. Posee registro de devoluciones que afectan de forma directa la factura original y en caso de ser de contado la venta, permite al cliente consumir el monto de esta devolucion en cualquier otra factura de venta que se emita. El usuario puede crear cotizaciones y ordenes de pedido, que luego se pueden convertir en facturas de venta. A continuacion detallamos las facilidades:

• Cotizaciones
• Devolucion de Mercancias
• Estadisticas de Venta
• Facturas y Punto de Ventas
• Generacion de Facturas Recurrentes
• Impresoras Fiscales
• Ordenes de Pedido/Conduces/Prefacturas
• Presupuesto/Estadisticas de Ventas
• Reportes de Ventas

Si su empresa esta indicada para el uso de impresoras fiscales, el modulo fiscal le permitira imprimir sus NIF, generar los cierres Z y sus libros de venta diario y mensual. Las Estadisticas de venta le brindan informacion resumida de sus ventas anuales, tanto por clientes como por productos, puede generarlas a cualquier fecha. Los asientos contables de las facturas y de las devoluciones, se generan de forma automatica y estan compuestos de la parte de ventas y de la parte del costo, solo debe predeterminar las cuentas a ser usadas y el sistema lo hara por usted.

El modulo de servicios nos permite el registro de ordenes de servicios, a estas ordenes les cargamos los servicios y los materiales usados en su ejecucion. Cada servicio ejecutado es asignado a uno o mas tecnicos, registrando la cantidad de horas usadas y luego las ordenes se convierten en facturas y se almacenan en el registro historico de cada uno de los equipos digitados al sistema. Posee un archivo de servicios donde le podemos establecer el precio y costo del mismo y las cuentas contables que intervienen en sus registros. La carga de materiales a las ordenes se ejecuta usando la opcion de registro de movimientos del modulo de inventarios. La orden de servicio esta equipada con campos para insertar varias fotos de los equipos recibidos, tambien permite el registro de las informaciones de los seguros en caso de ser un taller de reparacion. A continuacion detallamos las facilidades:

• Ordenes de servicio
• Archivo de equipos
• Archivo de servicios
• Generacion de Facturas
• Manejo Recepcion de equipos
• Pago de comisiones a tecnicos
• Registro historico de servicios x equipos
• Reportes de Servicio

El modulo de servicios divide los clientes por localidad, y permite crear un archivo de los equipos de cada cliente, a los cuales le podemos aplicar mantenimientos preventivos y/o correctivos. Las informaciones de los equipos pueden ser configuradas acorde con el area de servicio (Electricos, Mecanicos, otros) Los asientos contables de las facturas y de los retiros de materiales, se generan de forma automatica, solo debe predeterminar las cuentas a ser usadas y el sistema lo hara por usted.

El modulo de alquileres contiene un archivo de equipos, con sus descripciones y sus especificaciones tecnicas, estos equipos pueden ser alquilados mediante una factura de alquiler la cual es cerrada al momento de la devolucion del equipo alquilado. Este proceso calcula los dias de alquiler en base al precio establecido en cada equipo, maneja numeros de serie en cada factura y permite la impresion del contrato de alquiler en el cual se detalla la condicion del equipo al momento del despacho. La factura de alquiler genera su numero de comprobante fiscal y afecta las cuentas por cobrar o la caja general dependiendo de su forma de pago. A continuacion detallamos las facilidades:

• Archivo de equipos
• Archivo fotografico de equipos
• Categoria/Marcas/Serie No.
• Comprobantes Fiscales
• Facturas de Alquiler
• Manejo de referencias comerciales y garantes
• Reportes de Alquiler
• Reportes de Servicio

Los asientos contables de las facturas , se generan de forma automatica, solo debe predeterminar las cuentas a ser usadas y el sistema lo hara por usted.

El modulo de cuentas por cobrar, recibe los registros de facturas a credito que se generan en los diferentes modulos (Ventas, Alquileres, Servicios). Tambien permite al usuario el registro de los recibos de ingreso y de las notas de credito y debito. Los recibos de ingreso pueden aplicar a facturas pendientes, recibir dinero en calidad de anticipos o recibir otros ingresos no relacionados con las cuentas por cobrar. Los recibos puenden aplicar pagos totales o parciales y aceptan la aplicacion de descuentos y retenciones gubernamentales.A continuacion detallamos las facilidades:

• Archivo de Clientes
• Aplicacion de Anticipos
• Consulta movimientos de clientes
• Manejo liquidacion de gastos
• Notas de Credito y Debito
• Proceso de inactivacion de clientes morosos
• Recibos de Ingreso
• Reportes de Cuentas por Cobrar

La opcion de recibos de ingreso nos brinda la facilidad de enviar los recibos directamente hacia el modulo de efectivos, creando un deposito por cada recibo o en su defecto envia el efectivo a la caja general para su posterior deposito de forma manual. Si los recibos son para pagos anticipados, entonces el usuario puede usar la opcion de aplicacion de anticipos, una vez se haya generado la factura que corresponde a este pago. La opcion de liquidacion de gastos, permite al usuario tener un control de los montos aplicados a gastos de terceras personas, los cuales son liquidados, una vez se emite el recibo de ingreso y los gastos se aplican a dicha liquidacion. Los reportes generados por el sistema (Facturas Pendientes, Analisis de Saldo y Estados de cuenta), nos dan la informacion de los balances de cada auxiliar. Los asientos contables de los recibos y notas de credito y debito , se generan de forma automatica, solo debe predeterminar las cuentas a ser usadas y el sistema lo hara por usted.

El modulo de cuentas por pagar, nos permite el registro del archivo de suplidores, que contiene los datos generales, contables y fiscales de cada suplidor. Las facturas de compra pueden ser introducidas al sistema de forma manual o a traves de la recepcion de mercancias en el caso de que sea una compra de materiales. En el registro de facturas de compra, se capturan todas las informaciones fiscales que componen el archivo 606, de forma que una vez digitada esta informacion este archivo fiscal se genera de forma automatica. Tambien se permite el registro de notas de debito y credito, las cuales aplicacan a las facturas originales para aumentar o disminuir el monto de la misma. En este modulo tambien se dispone de una opcion para la aplicacion de los anticipos que se crean en el modulo de cheques y/o transferencias bancarias, alli podemos aplicar las facturas de compra a los anticipos pendientes de aplicacion. Tambien dispone de una opcion de compensacion que nos permite compensar las cuentas por pagar con cuentas por cobrar, y un modulo de registro de avances a gastos que trabaja de forma interactiva con los modulos de efectivo y de gastos.A continuacion detallamos las facilidades:

• Archivo de Suplidores
• Aplicacion de Anticipos
• Compensacion CxC - CxP
• Consulta movimientos de suplidores
• Control avances de gastos
• Facturas de compra
• Notas de Credito y Debito
• Reportes de Cuentas por Pagar

El modulo de cuentas por pagar alimenta de forma directa el archivo 606 y genera sus asientos contables de forma automatica, tomando las cuentas del archivo del suplidor y de la configuracion de los descuentos fiscales (ISR-Itbis-Itbis Ret.-Selectivo-Propinas). Los rnc de los suplidores pueden ser validados con el validador de rnc que se encuentra integrado en el sistema, este contiene todos los rnc activos.

El modulo de efectivos, controla las operaciones sus cuentas bancarias y su caja chica. Usted puede registrar los depositos, hacer solicitudes de cheques y luego aprobarlas para su conversion automatica en cheque, puede registrar las transferencias bancarias electronicas y hacer su conciliacion bancaria, en este proceso puede introducir las notas de debito y credito bancarias. El sistema esta preparado para la impresion de los cheques en impresoras laser o matriciales, los cheques y transferencias pueden afectar las cuentas por pagar, y por cobrar, como tambien le permiten hacer pagos de anticipos a suplidores, para luego aplicar las facturas una vez se reciban. Tambien manejamos los gastos de caja chica, con una opcion de reposicion automatica que le crea el cheque de forma directa, por el monto de la reposicion. En cuanto a los temas fiscales, tanto los cheques como la transferencias, permiten el registro de gastos directos sin necesidad de hacer una cuenta por pagar, esta facilidad permite alimentar los datos fiscales del 606 (NCF, RNC, Tipo de gastos, etc.). Esta facilidad tambien esta disponible en las notas de debito por comision bancarias y en los registros de caja chica. Al momento del usuario crear una cuenta bancaria, debera introducir el numero de cuenta contable que afecta a este banco y la secuencia inicial de los cheques. El balance sera tomado a partir de los movimientos introducidos. A continuacion detallamos las facilidades:

• Cuentas Bancarias
• Depositos y Cargos Bancarios
• Solicitud de Cheques
• Autorizar solicitudes
• Registro de Cheques
• Transferencias Bancarias
• Caja Chica
• Conciliacion Bancaria
• Reportes de Efectivo

El modulo de efectivo alimenta de forma directa el archivo 606 y genera sus asientos contables de forma automatica, tomando las cuentas del archivo de cuentas bancarias y de la configuracion de asientos contables.

El modulo de activos fijos, nos ayuda a controlar los activos fijos y su depreciacion mensual. Contiene un archivo de activos, donde introducimos todos los datos generales de cada activo, la fecha y el valor de compra, asi como la tasa de depreciacion. Si desea hacer adiciones a los activos, puede registrarla a traves de la opcion que se encuentra en el archivo de dicho activo. Al momento de registrar los activos, debemos introducir las cuentas debito y credito que intervendran en la depreciacion mensual. El calculo de la depreciacion es un proceso automatizado que genera una entrada de diario de forma directa, tomando como base los montos de depreciacion mensual y las cuentas que se asignaron al activo en su creacion. Posee varios reportes que le permitiran obtener los datos registrados. A continuacion detallamos las facilidades:

• Archivo de Activos
• Calculo Depreciacion
• Reportes de Activos Fijos

El modulo de activos se alimenta de forma manual, y la depreciacion permite ejecutarse en 2 pasos: Calculo y Actualizacion, de forma que podamos revisar los montos calculados antes de actualizarlos.

El modulo de contabilidad general, es el contenedor mayor, alli terminan todas las transacciones que se realizan en el sistema, si su modulo esta configurado en formato Online, cada registro tendra un asiento contable que afectara directamente, los reportes contables, si por el contrario usted configuro el formato Batch, entonces tendra que generar una entrada de diario mensual por cada tipo de documento. El sistema tiene una opcion de registro de entradas de diario, que recibe los asientos contables, que se generan en el modulo de activos fijos y en algunas aplicaciones satelites del sistema (Inmobiliaria, Afiliaciones, Nominas, Gestion Laboratorios), esta opcion tambien nos sirve para registrar entradas de ajustes contables. El sistema cayena trae un catalogo de cuenta de uso general, pero usted puede introducir el suyo, los asientos contables de los documentos que genera el sistema, son generados de forma automatica en su gran mayoria, esto ocurre cuando se configuran los asientos contables de cada uno de los tipos de documentos, que se registran en el sistema. Los registros introducidos, generan los reportes contables (Diario General, Mayor General, Balance de Compracion, Estado Ganacias y/o Perdidas, Estado Balance General y los Anexos CxC, CxP y Efectivo). Para aquellas empresas que necesitan agrupar sus registros por centro de costos, hemos creado una opcion que le permite crear los centros y/o fondos, y asignarlos en cada asiento contable que se introduzca, si sus clientes tienen localidades o sucursales, tambien puede agrupar los registros por esta clausula.. A continuacion detallamos las facilidades:

• Catalogo de Cuentas
• Actualizar Entradas Modulares
• Anexos Estados Financieros
• Centros de Costos y/o Fondos
• Cierre del Periodo Contable
• Configurar Asientos Contables
• Entradas de Diario
• Reportes de Contabilidad

Los Estados financieros pueden ser configurados acorde con la necesidad del usuario y en cuanto al uso de los centros de costo y las localidades, estas se pueden registrar como obligatorias en las cuentas contables que usted escoga.

Cayena es un sistema 100% compatible con las leyes fiscales, generamos NCF, impresoras fiscales, archivos fiscales (606,607,608), validacion de RNC directo desde el sistema, no necesita internet, toda la base de datos de los RNC esta al alcanze de su mano, actualizamos la informacion mensual. El modulo fiscal, le permite generar los archivos fiscales, tomando la informacion registrada en cada uno de los modulos y procesandola para generar los archivos en formato de texto listo para el envio a traves de la pagina de la DGII o en formato excel, totalmente compatible con los validadores de la DGII, solo debe copiar y pegar. Para que los archivos puedan ser validados, se dispone de una serie de reportes (Compras, Ventas, Retenciones, etc.). Tambien dispones de un modulo de registro de otros gastos, que le permitira registrar gastos con su NCF, afectando de forma directa los registros contables. A continuacion detallamos las facilidades:

• Registro de otros gastos
• Archivos DGII
• Reporte de Comprobantes Fiscales

La aplicacion CayenaDGII, se encuentra integrada al sistema, esta se puede conectar con cualquiera de las versiones del sistema cayena.